Jednací řád Výboru pro Lidová řemesla

1. Činnost výboru pro Lidová řemesla

Výbor pro Lidová řemesla, dále jen "výbor", má za úkol připravit, organizovat a vyhodnotit akci "Lidová řemesla v Kohoutově", dále jen "LŘ", pořádanou každý rok obcí Kohoutov. V rámci své činnosti:

• podává návrh rozpočtu LŘ zastupitelstvu obce jako podklad pro projednání a schválení rozpočtu obce na příslušný rok. Součástí rozpočtu akce musejí být parametry: výše vstupného, náklady na vstupenky, počet trhových míst.
• do konce ledna příslušného roku předloží zastupitelstvu pro informaci parametry plánované akce (termíny podávání a uzávěrky přihlášek trhovců)
• zajistí doprovodný program akce včetně přípravy smluv s účinkujícími
• ve schválených termínech zajistí přijímání a vyhodnocení přihlášek trhovců, informování trhovců o přijetí/nepřijetí k účasti
• připraví smlouvy se SúS, MP Dvůr Králové, majiteli pozemků, OSA
• zajistí výrobu dostatečného množství vstupenek
• zajistí propagaci akce, jako je tisk a rozvoz plakátů a informačních letáků, reklama v rádiu
• předloží požadavky na technické zajištění akce (stánky, elektřina, dopravní značení...)
• personálně zajistí uspořádání akce vyhodnotí provedenou akci a navrhne odměny pro ty pracovníky, kteří jsou řízeni při akci přímo předsedou výboru (uvaděči trhovců na místa, registrace trhovců)

2. Rozdělení kompetencí členů výboru

K zajištění úkolů výboru jsou tyto rozděleny do oblastí, které mají na starosti jednotliví členové výboru:

1. TECHNICKÉ A ADMINISTRATIVNÍ ZAJIŠTĚNÍ  (návrh rozpočtu, příprava smluv, aj.)
2. ZAJIŠTĚNÍ VÝSTAVNÍCH PLOCH (přihlášky trhovců, rozmístění stánků, aj.)
3. PERSONÁNÍ ZAJIŠTĚNÍ (řízení parkovišť, dopravní značení, pokladny, zdravotník aj.)
4. MARKETINGOVÉ ZAJIŠTĚNÍ (vstupenky, plakáty, reklama aj.)
5. DOPROVODNÝ PROGRAM (zvukař, pódia, produkce aj.)

3. Termíny a průběh schůzí výboru

Výbor se schází během ročního cyklu příprav  LŘ na pravidelných schůzích:

• Úvodní schůze nejpozději do konce prosince (parametry akce, podklady pro rozpočet)
• Schůze do 15. dubna (zjištění připravenosti, akční plán)
• Schůze 3 týdny před termínem LŘ (průběžné vyhodnocení příprav, koordinace)
• Vyhodnocující schůze do 14 dnů po skončení LŘ (závěrečné shrnutí a vyhodnocení)

Případné další schůze se svolávají nepravidelně, v případě potřeby. Mimo schůze spolu členové výboru průběžně komunikují v rámci svých kompetencí.

Schůze výboru:

• svolává předseda výboru podle harmonogramu či v případě potřeby nebo na návrh kteréhokoliv člena výboru

• rozhodování výboru se děje veřejným hlasováním, rozhoduje nadpoloviční většina přítomných členů výboru

• výbor je usnášeníschopný, jsou-li přítomni alespoň tři členové výboru

• k jednání výboru může kterýkoliv člen pozvat kohokoliv, jehož přítomnost považuje za prospěšnou

• z jednání výboru pořídí předseda výboru zápis, jehož kopii doručí zastupitelstvu obce

4. Odměňování členů výboru

Odměny jsou vypláceny jednorázově po uskutečnění akce a řídí se tím, kterou oblast podle bodu 2. člen výboru zajišťuje. Návrh odměn předloží předseda výboru na hodnotící schůzi po provedení akce. Výbor návrh odměn projedná, případně upraví a schválí řádným hlasováním.

5. Personální obsazení jednotlivých oblastí činnosti výboru k 8.12.2022

1. Štěpán Koumar
2. Jan Bucek
3. Kristýna Gregová
4. Kateřina Gregová
5. Radek Rezek